Richiedere un preventivo

Tra le prime informazioni che richiederete ai vostri futuri fornitori non mancherà di certo il preventivo. A seguire vi riportiamo alcune informazioni necessarie al fine di poter ottenere un'offerta completa elaborata sulle vostre specifiche esigenze.

Esistono infatti diversi modi per avanzare una richiesta di offerta efficace, per cui nell' articolo di oggi ci proponiamo di consigliarvi quali sono le informazioni più utili da fornire ai vostri possibili musicisti in modo da facilitare la comunicazione e di conseguenza la trattativa stessa.

1. La/le date. A seconda dell’importanza che ricopre la musica nell’organizzazione del vostro grande giorno, le verrà data o meno una certa priorità. L’ideale, soprattutto nel caso in cui teniate particolarmente a una determinata offerta piuttosto che a un’altra, sarebbe proporre ai vostri fornitori una rosa di due date possibili, in modo da alzare le probabilità di trovare un punto d'incontro per il periodo indicato (attenzione soprattutto ai matrimoni in estate!)

2. La location. Altrettanto fondamentale sarà specificare alcune delle caratteristiche più importanti della location. Dal nome del luogo (a dir poco fondamentale) al modo in cui questo è strutturato. Illustrare brevemente se si tratterà di un ricevimento esclusivamente all’aperto/chiuso, se si suddividerà invece in aperitivo all’esterno e ricevimento all’interno.. Tutte queste informazioni aiuteranno a fornire “un’ossatura” attorno alla quale si potrà delineare un programma funzionale alle vostre esigenze.. 

3. Gli orari. Avere le idee chiare, almeno su carta, di come vorrete gestire la vostra giornata aiuterà non solo i vari fornitori a offrire un servizio più efficiente, ma anche e soprattutto a scandire le tappe del ricevimento. Ad esempio dedicare all’aperitivo un momento di musica live, soft e successivamente dare il via alle danze con un momento più aperto, deciso, sia che sia gestito sempre dai musicisti o che passi nelle mani di un DJ!

4. I "fuori scaletta". Last but not least, una delle prime cose da mettere in chiaro (subito dopo le prime tre) è la scelta dei brani speciali (qualora sia vostra intenzione inserirne). Noi personalmente offriamo questa possibilità. Fondamentali in questo senso sono: anticipo, chiarezza e coerenza. È bene richiedere per tempo le eventuali variazioni nella scaletta, avere le idee chiare in merito a quelle che sono le vostre richieste e soprattutto essere coerenti con i vostri gusti musicali e con le possibilità effettive dei vostri fornitori.

Questi sono i punti più importanti da chiarire al fine di evitare incomprensioni o aspettative differenti rispetto alla reale proposta dei fornitori. La comunicazione, nell'organizzazione di eventi di questa portata è a dir poco fondamentale!